COMMENT OPTIMISER L’ACHAT DE VOS FORMATIONS ?

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28-04-2017
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Trois ans se sont écoulés depuis la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle. De quoi trouver des alternatives en matière de financement… Pourtant, vous peinez peut-être à acheter le même volume de formations qu’avant la réforme. Ou plus simplement, vous avez des difficultés à rationaliser votre budget de formation. Dans ce cas, identifier des leviers d’optimisation d’achat de formations vous sera bien utile. C’est ce que nous allons voir dans cet article :

 

OPTIMISEZ VOTRE STRATÉGIE D’ACHAT DE FORMATION EN AMONT

 

Et oui, il n’y a pas que les techniques de négociation qui comptent. C’est au moins aussi important de mobiliser au maximum les dispositifs de financement de la formation. Cela vous permettra d’optimiser votre budget d’achat.

 

MOBILISEZ LES DISPOSITIFS FINANCÉS PAR LES ORGANISMES PARITAIRES COLLECTEURS AGRÉÉS (OPCA)

 

C’est une façon indirecte de récupérer une partie de votre cotisation à votre OPCA, pour en savoir plus vous pouvez consulter l'article pour comprendre le CPF. Parmi ces dispositifs, on compte :

  • le Compte Personnel de Formation (CPF), qui permet de suivre des formations certifiantes ou qualifiantes, réaliser un bilan de compétence, se faire accompagner dans le cadre d’une Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ou encore financer le permis de conduire ! A noter que le CPF est la propriété de vos salariés. Vous ne pouvez pas les obliger à l’utiliser dans le cadre de votre plan de formation. Mais… vous pouvez les y inciter en leur proposant un catalogue de formations éligibles, de gérer les démarches administratives à leur place ou encore d’abonder le financement de leur formation.
  • la période de professionnalisation : c’est un parcours de formation alternant enseignements théoriques et activité professionnelle du salarié. Son but est de favoriser son évolution professionnelle ou son maintien dans l’emploi.
  • le contrat de professionnalisation : c’est un contrat de formation en alternance qui permet d’acquérir une qualification professionnelle.

 

Petite astuce : N’hésitez pas à coupler CPF et période de professionnalisation. Cela vous permettra d’obtenir un abondement plus élevé de la part de votre OPCA. Dans tous les cas, rapprochez-vous de ce dernier pour connaître sa stratégie de financement et d’accompagnement. En attendant vous pouvez déjà consulter nos formations certifiées en langues, en informatique, en management ou encore en qualité sécurité.

 

MOBILISEZ LES DISPOSITIFS MIS EN PLACE PAR PÔLE EMPLOI, DANS LE CADRE D’UN RECRUTEMENT

 

Vous avez des difficultés à trouver le bon candidat sur un poste ? Peut-être que coupler recrutement et formation pourrait vous aider. Cela permettrait notamment de réduire l’écart entre les compétences détenues par le candidat et les compétences requises par le poste. Deux dispositifs y contribuent :

  • l’Action de Formation Préalable au Recrutement (AFPR) : Vous embauchez le candidat qui convient le mieux pour un CDD de 6 à 12 mois. S’il était inscrit à Pôle Emploi et que le dossier est validé, il pourra suivre sur son temps de travail une formation allant jusqu’à 400h. Vous recevrez une aide de 5€ nets par heure de formation interne (tutorat par exemple, dans la limite de 2000€) et de 8€ nets par heure de formation externe (dans la limite de 3200€).
  • la Préparation Opérationnelle à l’Emploi (POE) : le meilleur candidat suit une formation allant jusqu’à 400h. Les modalités de financement sont les mêmes que pour l’AFPR. A l’issue de la formation, vous serez tenu(e) de l’embaucher en CDD de 12 mois minimum ou en CDI. Vous recevrez alors le financement.

 

PENSEZ AUX AIDES DE LA RÉGION ET DE L’EUROPE

 

Peu de RRH ou Responsables formation le savent, mais il est possible d’obtenir des aides financières de la Région ou de l’Europe. Cela exige toutefois de monter des dossiers de parcours de formation et de demande d’aide couplés avec les Opcas qui peuvent être assez complexes. Certains experts proposent de vous accompagner dans cette tâche, ils peuvent obtenir des résultats très intéressants pour les entreprises (à partir de 20 salariés).

 

RECOUREZ AU BLENDED LEARNING POUR RÉDUIRE LES FRAIS ANNEXES

 

Les formations en présentiel peuvent s’avérer coûteuses. Au-delà du coût de la formation en elle-même, il faut aussi prendre en compte les frais de transport, de bouche et de logement ! Et cela peut rapidement grever votre budget…

Aussi, plutôt que construire des parcours purement présentiels, vous pouvez recourir au blended learning. Cela consiste à mixer des formations en présentiel et en distantiel. On compte parmi ces dernières : le e-learning, que vous connaissez déjà, les Massive Open Online Courses (MOOC), qui sont des formations ouvertes à tous et accessibles en ligne, ou encore le digital learning (plus interactif, plus ludique et plus nomade que le e-learning, il permet de se former via des sessions de moins de 10 minutes sur son smartphone, sa tablette ou son ordinateur).

N’hésitez pas non plus à introduire dans ces parcours blended des formations internes (tutorat, mentorat ou formations ponctuelles). Bien construites et encadrées (par vous), elles peuvent vous aider à réduire les coûts.

 

OPTIMISEZ VOS TECHNIQUES D’ACHAT DE FORMATIONS

 

 

PRÉPAREZ L’ACHAT DE FORMATIONS EN AMONT

C’est bien là un point essentiel ! Il faut pour cela avoir cerné au prélable le besoin. Cela va de soi. Mais pour les formations à fort enjeu (gros volume, technicité, coût élevé, formation en intra,…), il est fortement conseillé de réaliser en prime un cahier des charges. Ce dernier servira à préciser vos attentes vis-à-vis du futur prestataire et constituera une base à votre négociation.

MUTUALISEZ VOS ACHATS DE FORMATION

Si vous le pouvez, mutualiser vos achats de formations avec d’autres entreprises sera d’une aide précieuse pour maîtriser votre budget. Certains sites proposent d’ailleurs de mettre en contact des acheteurs de formations. Renseignez-vous !

Entre l’achat de formation en inter et la mutualisation, les OPCA proposent des actions collectives de formation en lien avec les enjeux de leur branche professionnelle. Et ce sont eux qui se chargent de la négociation et de la sélection. Les prix peuvent parfois être très intéressants. Encore une fois, rapprochez-vous de votre OPCA !

SÉLECTIONNEZ LE BON ORGANISME DE FORMATION

Pour sélectionner le bon organisme de formation, vous pouvez commencer par sélectionner la bonne formation sur la place de marché BORN to LEARN, comparez et demandez un devis. Vous trouverez un choix de formations important parmi les nombreuses thématiques comme la formation management  ou en langues, formation langues . Commencez par étudier les programmes qui vous semblent pertinents. Ne vous prenez évidemment pas la tête pour des formations « bateau » type Excel. Ce sont surtout celles à fort enjeu qui exigent de prendre le temps de la réflexion. Après avoir présélectionné quelques organismes, vous pouvez recourir à deux techniques de sélection :

  • le gré-à-gré : après un ou plusieurs entretiens, vous retenez l’organisme qui a le mieux compris votre besoin et propose le programme le plus adapté à vos objectifs. Au-delà du programme, tenez bien compte de ses références, de sa démarche qualité, de ses formateurs (formation, expérience, spécialité), de l’évaluation, des moyens et approches pédagogiques et… du prix ! Veillez à négocier de façon équilibrée : si vous tirez les prix vers le bas, la qualité de la formation en pâtira.
  • l’appel d’offres : A l’aide d’un cahier des charges précis, vous établissez un appel d’offres que vous transmettrez à 4 ou 5 organismes. Sur la base d’une grille d’évaluation vous sélectionnerez celui qui propose l’offre la plus adaptée. Attention, il s’agit de la démarche la plus aboutie, mais aussi de la plus chronophage ! N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez des conseils ou un accompagnement.

 

EVALUEZ LES FORMATIONS POUR OPTIMISER VOS FUTURS ACHATS

 

Pendant le déroulement de la formation, veillez à ce que les éléments contractuels soient bien respectés.  

A l’issue de la formation, le formateur et/ou vous-même devra procéder à plusieurs types d’évaluation : à chaud pour apprécier la satisfaction des participants, quelques jours après pour évaluer les acquis des stagiaires et à froid pour estimer l’impact de la formation sur vos salariés. C’est vraiment une démarche à ne pas négliger pour challenger vos organismes de formation et les référencer durablement.

Allez ! Comme on dit : « Il n’y a plus qu’à » !

 

 

POUR ALLER PLUS LOIN

 

Achat de formation et cahier des charges, Formaguide.

 

L’action de formation préalable au recrutement, Pôle Emploi.

 

Le contrat de professionnalisation, Ministère du travail.

 

La période de professionnalisation, Ministère du travail.

 

La préparation opérationnelle à l’emploi, Pôle Emploi.

 

Optimiser son plan de formation, Le journal des entreprises.

 

Optimiser la formation en entreprise, Tome I, Adecco training et Altedia.

 

 

 

 

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